Notarii publici din România care doresc să desfășoare activități notariale în format electronic vor fi obligați să utilizeze o singură platformă IT, denumită Top-not, dezvoltată și gestionată de Uniunea Națională a Notarilor Publici din România. Acest sistem este propus printr-un proiect de lege inițiat de Ministerul Digitalizării și urmărește să modernizeze și să eficientizeze activitatea notarială.
În prezent, majoritatea procedurilor notariale se desfășoară față în față și pe suport de hârtie, iar instrumentele digitale sunt folosite în principal pentru procesele interne și comunicarea cu bazele de date publice, precum cele ale Direcției de Evidență a Persoanelor sau Agenției Naționale de Cadastru. Totuși, în relația directă cu clienții, utilizarea tehnologiei digitale este limitată.
Noua platformă Top-not își propune să schimbe acest lucru. Ea va oferi suport tehnic pentru gestionarea și stocarea documentelor notariale și va asigura securitatea, confidențialitatea și trasabilitatea datelor. În plus, platforma va facilita schimbul de informații între notarii publici și instituțiile centrale și locale, asigurând astfel o mai bună colaborare între toate părțile implicate.
O parte importantă a noilor reglementări vizează faptul că anumite acte și proceduri notariale vor putea fi realizate electronic, fără prezența fizică a părților. Printre acestea se numără consultațiile juridice, păstrarea documentelor în arhiva electronică, legalizarea semnăturilor pe traducerile în format electronic și transmiterea de acte către instituțiile publice. De asemenea, notarii vor putea emite copii legalizate ale documentelor într-o altă formă decât cea originală.
Uniunea Notarilor, împreună cu administratorii platformei, va monitoriza în timp real evenimentele și accesul la datele gestionate prin intermediul Top-not. Aceste activități vor fi supuse unor audituri periodice pentru a asigura calitatea, securitatea și confidențialitatea datelor.
Notarii publici care optează pentru desfășurarea activităților notariale în format electronic vor trebui să obțină autorizație de la Uniune, iar listele cu notarii autorizați vor fi publicate pe site-ul Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România. Acest nou sistem va oferi posibilitatea de a derula o gamă largă de proceduri în format electronic, reducând astfel birocrația și facilitând accesul la serviciile notariale.